Är ett LMS-system det organisationen behöver?
Behovet av att sprida kunskap i organisationen täcks inte av att köpa ett LMS- system. Det är ett tankefel som följs av flera liknande. IT- leverantörer ställs i svåra situationer när den installerade lösningen inte upplevs uppfylla företagets behov. Att utbilda görs inte av systemet. Vi upplever att företag som köpt avancerade lösningar varken har beredskap eller kunskap om hur processen skall skötas.
Finns en karta av organisationen speglat i systemet?
Det första och vanligaste misstaget som görs vid implementering av LMS- system är att inte spegla organisationen och dess behov av kompetens i strukturen. Vi har sett flera stora företag som efter ett tag har tappat kontrollen över vilka som har tagit del av kurser. Det beror på att man inte från början har speglat organisationsstrukturen där grupperingar, roller och chefsstrukturen inte finns representerade. Att sedan koppla HR- systemet till LMS- systemet för att få en löpande uppdatering av de anställda och deras organisationstillhörighet är ett krav för att hålla strukturen uppdaterad.
Vem gör innehållet?
Det kanske största problemet är frågan om vem som skall förse systemet med innehåll. Drivs projektet från IT- avdelningen så brukar en governance- struktur finnas på plats där vem i organisationen som ansvarar för innehållet definieras redan i projektstadiet. Någon på ekonomiavdelningen ansvarar för ekonomiutbildningar, någon på marknads- och kommunikationsavdelningen för intern kommunikation och så vidare.
Problemet är bara att dessa personer inte har någon kunskap i hur innehållet skall förberedas och produceras och i nästan samtliga fall har vi konstaterat att företagen varken har avsatt tid, pengar eller andra resurser för att ta fram relevant innehåll. HR- avdelningen får oftast ta över och en on-boardingkurs brukar bli resultatet.
En lärande organisation?
För att bygga en lärande organisation krävs mer än ett system. Till att börja med måste kursinnehåll matchas mot behov, ett behov som kommer från organisationen. Inte från ledningen. Att försöka toppstyra en lärande organisation och ”trycka ut” kurser som ”man måste gå” är dömt att misslyckas. Drivkraften från organisationen att vilja utbilda sig är startpunkten som då också kräver att innehållet följer den inneboende kraften. Finns inte beredskap att dels följa behovet och dels fylla systemet med relevant innehåll snabbt dör satsningen. Vilket vi ser i, tyvärr, nio fall av tio.
Är det värt satsningen?
Få organisationer ser de följande förvaltningskostnaderna med ett LMS- system. Det som kommer utöver själva IT- investeringen. Den största posten, förutom att producera kurser, är den tid organisationen lägger på att ta del av innehållet. Låt säga att en kurs tar en timme i anspråk av varje anställd som skall ta del av den. Multiplicera det med antalet anställda och kalkylera med dels direkta kostnader dels produktionsbortfall. Investeringen för varje kurs blir då avsevärd.
Det sätter också fingret på att dåligt strukturerat och producerat innehåll blir mycket kostsamt i slutänden. Att göra en ROI- kalkyl som mall för organisationen är ett bra underlag där det också finns vinster att ta med i kalkylen. Till exempel om tidssvinn kan minskas eller att kvalitetskostnader kan sänkas.
Detta är bara några av de aspekter som måste beaktas i en investering för att bygga en lärande organisation. Om du fokuserar på att köpa ett ”bra LMS- system” för att lösa företagets utbildningsbehov behöver du tänka om. Av de LMS- system som finns på marknaden klarar alla av att lösa administration av e-learningkurser. Det är inte där ditt fokus skall finnas.
Patrik Löfvin
NXT Learning
